Der Meldebogen diente zur Erfassung unterschiedlicher Kriterien. Neben der rassischen Zugehörigkeit der PatientInnen wurden unter anderem auch Diagnosen, „Erblichkeit“, Arbeitsfähigkeit, Familienkontakt, kriminelles Verhalten sowie die Dauer der Anstaltsbehandlung erhoben. Das Ausfüllen der Meldebögen oblag den Anstaltsärzten. Allerdings übernahmen diese Aufgabe ab Herbst 1940 in manchen Regionen wie etwa der „Ostmark“ auch externe Gutachterkommissionen. Die ausgefüllten Meldebögen wurden anschließend von jeweils drei der insgesamt etwa 40 Gutachter gesichtet. Sie entschieden über Tod und Leben, die endgültige Entscheidung traf schließlich einer der Obergutachter. Die Meldebögen der zur Tötung bestimmten PatientInnen gingen nun wieder an die Zentraldienststelle. Dort erstellten die Verantwortlichen Transportlisten und schickte diese an die betroffenen Einrichtungen.





Meldebogen